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Datenschutzhinweise des Kommunikationsnetz Franken e.V. (KNF) für den Dienst: „KNF.Konferenz“

Wir möchten Sie hiermit über die Verarbeitung personenbezogener Daten informieren. Diese werden im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten, die vom KNF bereitgestellt und betrieben werden, verarbeitet.

1. Beschreibung der Datenverarbeitung:

Das KNF nutzt die Open-Source-Software „BigBlueButton“ (nachfolgend „KNF.Konferenz“) um Telefonkonferenzen, Videokonferenzen, Online-Seminare und Online-Meetings (nachfolgend: „Online-Meetings“) durchzuführen.
Eine Beschreibung der Software ist bei Wikipedia zu finden:
https://de.wikipedia.org/wiki/BigBlueButton
Die Benutzung des Dienstes „KNF.Konferenz“ ist sowohl für KNF-Mitglieder/Teilnehmer als auch für Nichtmitglieder möglich.

Der Betrieb der Software erfolgt unter der Verantwortung des KNF über:
a) vereinseigene Server oder
b) gehostete Server mit ausschließlichen Administrationsrechten des KNF

2. Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Verantwortlicher ist der Vorstand des KNF.
Die Namen und Kontaktdaten sind im Impressum zu finden.

3. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Die Angaben dazu sind in der Datenschutzerklärung des KNF unter dem Abschnitt „2. Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten“ zu finden.

4. Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen:

Der Zweck der Datenverarbeitung ergibt sich aus der Beschreibung der Datenverarbeitung (Siehe Punkt 1.) und ist für den ordnungsgemäßen Betrieb und die Nutzung des Dienstes „KNF.Konferenz“ erforderlich.

5. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung:

Für Mitglieder/Teilnehmer des KNF ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Nutzung des Dienstes Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragsbeziehung im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft).

Sofern Nichtmitglieder den Dienst nutzen und damit keine vertragliche Beziehung mit dem KNF besteht, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung des Dienstes.

6. Umfang der Datenverarbeitung:

a) als Gast ohne eigenes Nutzerkonto eines Online-Meetings:
Name oder Nickname, Name des Online-Meeting-Raumes, IP-Adresse des Teilnehmers.
Je nach Nutzung der Funktionen in einem Online-Meeting werden Informationen zu Inhalten von Chats, gesetzter Status, Eingaben bei Umfragen, Beiträge zum geteilten Whiteboard, durch Upload geteilte Dateien und Inhalte von Bildschirmfreigaben verarbeitet.

b) als KNF-Mitglied und Initiator eines Online-Meetings:
Zusätzlich zu den unter 6 a) aufgeführten Informationen werden der Name und Vorname, Sitename, Passwort, E-Mailadresse, Nutzerrolle und Profilbild (optional), verarbeitet.

Es besteht die Möglichkeit ein Online-Meeting aufzuzeichnen.
Sofern eine Aufzeichnung erfolgt wird dies vor der Aufzeichnung jedem Teilnehmer an dem Online-Meeting mitgeteilt und - soweit erforderlich – um Zustimmung gebeten.
Der Status einer Aufzeichnung ist im Online-Meeting-Raum jederzeit zu erkennen.

7. Weitere Empfänger von personenbezogenen Daten:

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden nicht an Dritte weitergegeben.

8. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland:

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden nicht in ein Drittland übermittelt.

9. Dauer, für die personenbezogene Daten gespeichert werden:

Grundsätzlich werden die unter Punkt 6.a) genannten Daten nur für die Dauer des Online-Meetings gespeichert und bei Beendigung gelöscht.
Die unter Punkt 6.b) aufgeführten Daten werden solange gespeichert wie der Nutzer für den Dienst angemeldet ist.
Systemseitige Protokolldaten (Logfiles) werden nach spätestens sieben Tagen automatisch gelöscht.

10. Ihre Rechte als Betroffene/r:

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten.
Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind für die Sie sich ausgeben.
Weiterhin haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde:

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Weitere Angaben dazu sind in der Datenschutzerklärung des KNF unter dem Abschnitt: "3. Aufsichtsbehörde" zu finden.

12. Aktualisierung der Datenschutzhinweise:

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Internetseite.

Stand: 01.05.2020